En bref :
- Kairos est une plateforme numérique lancée par Pôle emploi, désormais France Travail, pour faciliter la gestion dématérialisée des formations des demandeurs d’emploi.
- Elle permet aux organismes de formation référencés sur La Bonne Formation de transmettre rapidement leurs conventions et justificatifs.
- Kairos offre un suivi en temps réel des dossiers, simplifiant ainsi les échanges entre organismes et conseillers.
- La connexion sécurisée se fait via un compte personnel avec possibilité d’ajouter des utilisateurs secondaires.
- Des alternatives existent en cas de difficulté d’accès ou de non-référencement.
Qu’est-ce que la plateforme Kairos de Pôle emploi et son rôle en 2026 ?
Lancée initialement en 2017, Kairos s’est imposée comme la plateforme d’emploi incontournable pour gérer les échanges relatifs aux formations professionnelles financées par France Travail (ex-Pôle emploi). Cette application sécurisée facilite l’envoi de conventions de formation et de documents associés sans recourir aux échanges papiers traditionnels, ce qui améliore la rapidité et la fiabilité du traitement des dossiers.
Comment Kairos transforme la gestion des formations pour les organismes
Pour un organisme de formation, Kairos représente un gain de temps majeur et une réduction significative des risques d’erreurs administratives liées aux multiples échanges manuels. Par exemple, depuis 2026, Emma, responsable pédagogique chez FormaPlus, souligne que grâce à Kairos, elle obtient une validation plus rapide des financements et un suivi instantané des statuts des conventions envoyées.
C’est également une manière efficace d’assurer la conformité grâce au contrôle des pièces justificatives (attestations d’assiduité, bilans pédagogiques) à travers la plateforme, accessible uniquement aux organismes disposant d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) et référencés sur La Bonne Formation.
Qui peut utiliser la plateforme Kairos et pour quels besoins ?
Kairos est réservée aux organismes de formation publics, privés ou associatifs inscrits et reconnus par France Travail via La Bonne Formation. Cette qualification leur permet de bénéficier de l’outil pour centraliser et simplifier leurs démarches administratives.
- Formations concernées : toutes celles financées ou cofinancées par France Travail, que ce soit dans le cadre d’un accompagnement individuel ou via un plan régional.
- Utilisateurs : responsables d’organismes, gestionnaires de dossiers et formateurs habilités.
Par exemple, si un centre associatif souhaite assurer une formation certifiante en UX Design, il devra obligatoirement utiliser Kairos pour transmettre ses conventions et suivre son dossier, garantissant ainsi un traitement fluide et conforme.
L’inscription et la connexion à Kairos : étapes essentielles
Pour bénéficier de Kairos, l’inscription se fait en ligne via la rubrique « Demande d’accès » sur le site officiel. Le processus inclut la soumission d’informations administratives et de justificatifs (numéro NDA, RIB, attestations URSSAF). Le délai moyen de validation varie généralement entre 7 et 10 jours ouvrés, en fonction des régions.
Une fois inscrit, l’organisme reçoit des identifiants pour accéder à un espace sécurisé où il peut gérer les documents liés aux formations. Il est aussi possible d’ajouter des utilisateurs secondaires pour optimiser la gestion collective des dossiers.
| Étape | Description | Délai moyen |
|---|---|---|
| Inscription en ligne | Remplissage du formulaire et envoi des justificatifs | Immédiat |
| Validation par France Travail | Contrôle des documents et activation du compte | 7 à 10 jours ouvrés |
| Connexion à Kairos | Accès via identifiants sécurisés | Immédiat après validation |
Comment transmettre une convention de formation via Kairos ?
Envoyer une convention de formation avec Kairos est rapide et intuitif. Après authentification, l’utilisateur accède à l’espace « Conventions » où il peut :
- Ajouter une nouvelle convention en renseignant les données du stagiaire, la nature de la formation, les dates et les coûts.
- Joindre les documents essentiels au format PDF, tels que la convention signée et les attestations d’assiduité.
- Soumettre la demande qui sera immédiatement visible par le conseiller France Travail.
Chaque modification du statut (acceptée, en attente, rejetée) génère une notification automatique, facilitant ainsi le suivi actif du dossier.
Alternatives à Kairos pour les démarches avec Pôle emploi
Bien que Kairos soit l’outil privilégié, certaines situations requièrent d’autres solutions :
| Situation | Alternative |
|---|---|
| Formation non référencée sur La Bonne Formation | Transmission directe par mail au conseiller France Travail |
| Organisme non inscrit à Kairos | Envoi des documents par courrier ou via l’Espace Partenaire |
| Problème technique temporaire sur la plateforme | Utilisation du formulaire papier ou échanges par mail |
Il est recommandé de contacter le conseiller France Travail pour obtenir le bon mode opératoire en fonction du contexte.
Optimiser sa démarche d’inscription et recherche d’emploi avec Kairos et Pôle emploi
Au-delà de la gestion administrative, Kairos s’inscrit dans un parcours digital complet mêlant offres d’emploi, candidature en ligne et accompagnement emploi. Par exemple, une candidate peut suivre sa gestion de profil sur Pôle emploi tout en déposant une candidature, et parallèlement compléter sa formation par un module accessible via Kairos.
Cette synergie digitale renforce le lien entre les demandeurs d’emploi, les organismes et les conseillers pour fluidifier le parcours vers un emploi durable.
Qui peut s’inscrire sur la plateforme Kairos ?
Seuls les organismes de formation référencés sur La Bonne Formation disposant d’un numéro de déclaration d’activité valide peuvent s’inscrire sur Kairos.
Comment suivre l’état d’une convention envoyée via Kairos ?
Une fois la convention envoyée, son statut (acceptée, en attente, rejetée) est accessible en temps réel dans l’espace dédié, avec notifications automatiques à chaque changement.
Que faire si je ne peux pas utiliser Kairos ?
Vous devez contacter votre conseiller France Travail pour recevoir des alternatives telles que l’envoi par mail ou courrier selon votre situation.
Les identifiants Kairos sont-ils personnels ?
Oui, chaque organisme reçoit un compte principal, avec la possibilité d’ajouter des utilisateurs secondaires, chacun avec ses propres identifiants.
Kairos est-il compatible avec les offres d’emploi Pôle emploi ?
Oui, Kairos s’intègre dans le parcours global de recherche d’emploi et de formation, facilitant la candidature en ligne, le suivi de candidature et la gestion de profil.